Confluence Questions 1.0 リリース

【 この記事は、4673人に読まれています】

すでに数日たっておりますし、あの Publickey さんで取り上げていただけたようですので、ご存じの方も多いかと思います。ちょうど、アトラシアンは、SODEC に出展しておりましたので、ブースでもバンバン説明とデモをしていました。

社内でStackOverflowのようなQ&Aサイトを始められる「Confluence Questions」、アトラシアンがリリース (Publickey)


ここでは改めてかつ、簡潔に紹介をします。

 

Confluence Questions とは


Confluence Questions は、活きたドキュメント、情報共有が行える Confluence のアドオンです。1.0 になる以前よりβとして日本語 UI での提供をしていたので、多くの方が認識、活用いただいていたと思います。

何ができるかというと Publickey さんでも言及しているように、Stack Overflow や Yahoo! 知恵袋のようなことを社内の情報システムとして取扱いできるようになります。

元々の活きた情報共有としての Confluence をプラットフォームとしてそれを活性化、充実させる意味も含めて Questions が有効になってきます。Confluence についての特長と意義については以前に書きましたので、合わせてご覧ください。

活きた情報共有を実現する “ライブ ドキュメント” Confluence による情報基盤


 

社内の情報共有としての Questions のメリット


Confluence Questions は、社内情報共有でのナレッジの蓄積のみならず、人の顕在化と、情報の顕在化をしてくれるツールとして役に立ちます。社内での Q&A だからこその価値を挙げると

  • よく知っている人を顕在化できる
  • よく知っている人に横やりではない方法で、助けてもらえる
  • 自分のよく知っていることを認識し、人を助ける習慣がつく

といった「人」に焦点を当てた効果が見込めます。これは、社内の風通しや仕事の心地よさにつながるのでとても大切ですね。

  • 膨大な情報を「人」によるつなぐ仕組みになる
  • 膨大な情報から価値のあるものと価値のないものに識別するひとつの手段となる
  • 永続的な情報と揮発性の高い情報に切り分ける分別がついてくる

といった、情報共有のノウハウや均質化にもよい影響を与えてくれるでしょう。

もちろん、パブリックなサービスではなく、社内のクローズドなサービスだからこそ、社内に閉じた情報をつなぐ手段として有益なことは言うまでもありませんね。質問、回答に、社内コンテンツへのリンクや添付をバンバンできるので、社内教育としてもかなり有効です。

私は、Confluence Questions をこのように見ています。実際にアトラシアンの中でも Questions を使っていて、「これはどこを調べたらいい?」とか「この情報見つけたけど、古くね?新しいのどこ?」→「新しいのはココさ、君の見つけた情報は古いのでドキュメントに注意書きしておくね。Thanks」なんてやり取りが行われ、経緯も浮き彫りになるわけです。

 

Confluence Questions のインターフェイス


Confluece ですので、ユーザーインターフェイスは超シンプルです。Questions にも簡単アクセスです。

image
「質問」ってメニューにありますので、「質問したい」ってのがすぐにわかるわけです。

image
 

質問の仕方


質問したい場合は、「知りたいことは何ですか?」って書いてありますのでココに質問を書きます。

image
何か質問を入力すると過去の質問項目からサジェスチョンしてくれます。重複した質問をある程度防ぐ効果ありですね。

image
タイトルにあたる項目を入力したら、詳細を記入できます。ここでも右側に、関連した質問が一覧化されていますので、重複を防ぐことができますし、「似たような質問をした人が、どんな聞き方をしたのか?」という質問の仕方のノウハウとして閲覧することもできます(結構、これが大切!)。

トピックも自動で設定されますし、自分で設定することもできます。これで「保存」するだけです。超シンプルにかつ、高機能な支援を受けて質問を出すことができますね。

 

回答の仕方と回答の見方


image
質問後のインターフェイスは、上記のようになります。こちらも超シンプルです。回答をもらうとそれに対して反応することもできます。コメントは、あとで編集することもできますし、コメントで追記することもできます。

image
Confluence ですから、回答にドキュメントへのリンクをはることもわけありません。「 [ 」を入力すれば、ページとWebリンクの挿入をアシストしてくれます。とても便利!確実によい回答を行うことができますね。この辺りが、社内の Q&A サービスであるメリットのひとつですね。

また、よい回答には「投票」をすることができます。

image
image で age です。 image で sage ですw 参考になった回答を見た人が気軽にフィードバックする仕組みを形成してくれています。ちなみに、色がついている方が優勢なフィードバックってことですね。この例の場合は、この回答が役に立ってという人が多いというのが一目でわかります。これで、回答した人は自分の情報が役になったというモチベーションにつながります。第三者からすると、情報を探しているときに「よい」と思われた実績のある回答を瞬時に見分けることができるわけですね。

image は、ベストアンサーですね。これをセットされれば、この質問の回答はこれで OK というのがすぐにわかります。

 

質問を俯瞰


質問したり、回答したりを促進するには、トピックで見るのがよいです。

image
トピックは、すぐに作成できますし、「Featured Topics」に設定しておけば、共通の関心ごとを常に上位に表示させておくことができます。また、このトピックごとにウォッチを設定できるので、仮にこのトピックを知っておいてほしい人やチームがウォッチしてくれていなかったとしても設定しておけばwww (もちろん、自発的にウォッチすることができます。この辺りは Confluence の基本機能ですので)。

そしてご覧のように、トピックごとにアイコンも設定できます。地味に便利!

image
トピック一覧では、このトピックに関してどれくらい賤男mンがあるか、自分はウォッチしているのかを知ることができます。個々のトピックに行けば、より深い情報を知ることができます。

image
トピックごとに、「人気」すなわち旬な話題になっている質問、「最近」、「未回答」、「マイ質問」すなわち自分がした質問を見ることができます。関心ごとからこれらを知ることができるのはとても心地よいです。

また、このトピックに関しての質問者、貢献者(専門家)が右サイドに示されます。

質問者から、このトピックについての問題提起が多い人が顕在化されます。場合によってはこのトピックについての「問題児」を発見する手立てにもなりますね。問題児だからいけないのではなく、一度時間をとってじっくり教育すれば、彼が貢献者になる見込みがあるわけです。気づく人は困ったちゃんではなく、可能性を秘めている人なので、大切にしたいですね。

そして、貢献者は、その道のエキスパートとして、社内で認知されます。「知っている人は、知っている」をなくすよい方法となります。「知っている人は、知っている」だと、知らない人は聞く人を見誤ってしまい、損失につながる可能性があるわけです。これは顕在化しづらいので社内情報共有ではかなり注意が必要な部分ですので、この機能はとても助かるわけです。

 

専門家を顕在化


この仕組みを使えば、エキスパートが顕在化されます。その効果は絶大です。

  • 社内のその道のプロを顕在化
    「知っている人は、知っている」を社内全員で知っているにすることは意外と難しいものです。この機能で、それを促進できますよね。
  • エキスパートのモチベーション UP
    「良かれと思ってやってるのに報われない…」を極力減らしたいですよね。また、社内であった時に面識のあまりない異性から「あの情報とても助かりました♡」なんて言われたらどうでしょうかw
  • 自分の貢献度を客観的にみる機会
    自分の貢献度って可視化しづらいですよね。それを行う一つの手段として有効活用しましょう。自分の社内でのビジビリティアップや、評価査定でのアピールにw
  • 社内でのライバルを見つける!
    部門内でライバルがいなくても、会社全体でみたら、ライバルや上手は、結構いるものです。それを顕在化し、競い、よりよい情報共有にしていくことはとても大切ですね。

Confluence Questions にはこれらをサポート(あおるw、けしかけるw)仕組みが搭載されています。

image
常にトップな専門家、今週のトップ、そして自分の状況が1画面で見られるわけです。これは、接客業などで用いられる手法ですねw

image
そして、詳細情報を見れば、エキスパートの得意分野や貢献について深く知ることができますし、メールを送ったりすることもできます。

もちろん、社内での情報共有ですので、彼に作成したドキュメントを一覧にし、熟読し彼に近づく方法を探るなんて自己啓発にもつながります。

そして何より、せっかく社内にそういうスペシャリストがいるわけですので、彼のデスクに出向き挨拶をする、飲みに連れていき有意義な場を共有するなどにつなげましょう。IT に閉じずに積極的なコラボレーションへつなげる・・・そんなところで、Confluence Questions をご活用ください。

 

 

【 この記事は、4673人に読まれています】